Nämä sopimusehdot koskevat koskevat Astrum-Keskuksen ja Hotel Saloran kokous-, ravintola- ryhmä- ja majoitusvarauksia. Varmistaaksemme sujuvat ryhmä-, kokous- ja tapahtumajärjestelyt, noudatamme alla olevia ehtoja, mikäli erikseen ei ole muuta sovittu.
Varauksen vahvistus ja sitovuus
Toimitusehdot astuvat voimaan kun tilaaja on saanut varauksesta vahvistuksen kirjallisesti. Varausvahvistus pitää sisällään varauksen yksityiskohdat, varausehdot ja hinnat. Muutokset varaukseen on tehtävä kirjallisesti tai puhelimitse myyntipalveluun.
Astrum-Keskuksella on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila ellei muuta sovita. Astrum-Keskus pidättää oikeuden vaihtaa tilaa tai osoittaa vaihtoehtoisen tilan Astrum-Keskuksessa tapahtuvien tapahtumamuutosten vuoksi. Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle osallistujamäärälle. Osallistujamäärän muuttuessa, Astrum-Keskuksella on oikeus osoittaa toinen tila varaajalle, sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista.
Vahvistettujen varausten muutokset
Pyydämme ilmoittamaan tilaisuuden lopullisen osallistuja– ja majoitushuonemäärän (laskutuksen peruste) viimeistään:
6-40 hlön tilaisuudet 14 vrk ennen tilaisuuden alkua
41-100 hlön tilaisuudet 21 vrk ennen tilaisuuden alkua
yli 100 hlön tilaisuudet 30 vrk ennen tilaisuuden alkua
Majoituskiintiöstä käyttämättömät huoneet laskutetaan asiakkaalta peruutusehtojen mukaisesti.
Tilaisuuden ohjelma ja nimilista
Pyydämme lähettämään tilaisuuden tarkan ajankohdan ja ohjelman sekä nimilistan huonejakoineen viimeistään (2) viikkoa ennen ryhmän saapumispäivää seuraavin tiedoin:
ryhmän nimi sekä tulo- ja lähtöpäivä
ryhmänjohtaja
arvioitu saapumisaika hotelliin
mahdolliset ruokailuajat ja erikoisruokavaliot
Sopimuksen siirto
Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman Astrum-Keskuksen tai Hotel Saloran suostumusta.
Astrum-Keskus ja Hotel Salora pidättävät oikeuden hinnan muutoksiin, mikäli vahvistettu henkilömäärä laskee alle 14 vuorokautta ennen tilaisuutta (6-99 hlön tilaisuudet) yli 10 % tai alle 30 vuorokautta ennen tilaisuutta (yli 100 hlön tilaisuudet) yli 5%.
Peruutusehdoista
Peruutustilanteissa peruutuskulut lasketaan yllä olevan tiedon mukaisesti. Varauksen osallistujamäärän tai huonevuorokausien noustessa alkuperäisestä varauksesta, on Astrum-Keskuksella ja Hotel Saloralla oikeus ottaa käyttöön suuremman varauksen peruutusehdot. Astrum-Keskus ja Hotel Salora perivät täyden maksun niissä tapauksissa, joissa asiakas saapuu myöhemmin tai lähtee ennen sovittua aikaa tai jättää kokonaan saapumatta. Hotellilla on oikeus täyteen korvaukseen kaikista etukäteen tilatuista palveluista ja tuotteista. Tämä koskee myös alihankintana tilattuja palveluita. Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli toteutunut määrä on suurempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä.
Maksuehdot
Tilaaja vastaa kaikista kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita. Laskutus on mahdollista sopimuksen mukaan. Kaikkiin laskuihin lisätään kulloinkin voimassa oleva laskutuslisä, jollei toisin ole sovittu. Jos maksuehtoja ei ole muuten määritelty, asiakas maksaa käteisellä, pankkikortilla tai luottokortilla. Astrum-keskus ja Hotel Salora voivat tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun varauksesta tai pyytää takuuksi luottokortin numeron ja voimassaoloajan varauksen takuuksi. Mikäli jokainen maksaa majoituksensa itse, on maksu suoritettava etukäteen tai Astrum-Keskuksella ja Hotel Saloralla on oikeus pyytää luottokorttiedot katevarausta varten. Maksuajan ylittyessä Astrum-Keskuksella ja Hotel Saloralla on oikeus periä kulloinkin voimassa olevan korkokannan mukaista viivästyskorkoa määräpäivästä lukien. Jos sovittua maksua ei hoideta eräpäivään mennessä, hotellilla on oikeus perua varaus.
Tilauksen muutos
Astrum-Keskuksella ja Hotel Saloralla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta lakon, työsulun, tulipalon, räjähdyksen, sodan tai sodankaltaisten olosuhteiden, tarvikkeisiin liittyvien merkittävien rajoitusten ja muiden sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin Astrum-Keskus tai Hotel Salora ei voi vaikuttaa. Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata. Astrum-Keskus ja Hotel Salora voivat myös milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa hotellin maineen tai turvallisuuden.
Tilaajan vastuu
Astrum-Keskus tai Hotel Salora eivät vastaa esineistä, joita säilytetään Astrum-Keskuksen tiloissa, hotellin tiloissa, hotellihuoneissa tai jotka unohtuvat sinne. Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai osallistujat aiheuttavat kiinteistölle tai irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa itse tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan yrityksen henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Tilaaja vastaa varauksesta kokonaisuudessaan. Tiloista on poistuttava varausvahvistuksessa sovitun ajan puitteissa ellei muuta ole sovittu. Muussa tapauksessa Astrum-Keskuksella on oikeus veloittaa lisämaksu. Tilaaja vastaa varauksesta kokonaisuudessaan.
Hinnat
Tapahtumien, kokousten sekä kongressien hinnoittelut sovitaan tapauskohtaisesti. Astrum-Keskus ja Hotel Salora pidättää oikeuden hinnan muutoksiin, mikäli ne perustuvat lainsäädännön tai viranomaisten määräämien julkisten maksujen muutoksiin tulevina sopimuskauden aikana. Tästä ilmoitetaan tilaajalle erikseen kirjallisesti. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin myös mikäli varaus muuttuu (päivämäärät, varauksen kesto, henkilö-, tilojen tai huoneiden määrä).
Erikoisjärjestelyt
Mikäli tilaisuuteen tarvitaan erityislupia, ohjelmaa, orkesteria, erikoiskoristelua tai poikkeuksellisia teknisiä laitteita sitoutuu tilaaja vastaamaan näistä aiheutuvista kustannuksista.
Tupakointi
Tupakointi ja avotulen teko (ml. kynttilöiden, suitsukkeiden ja vastaavien polttaminen) Astrum-Keskuksen sekä Hotel Saloran tiloissa ja on ehdottomasti kielletty ja voi aiheuttaa automaattisen palohälytyksen. Kiellon vastaisesti toiminut henkilö vastaa kaikista tästä aiheutuvista hälytys-, huolto- ja siivouskuluista.
Erityistoiveet
Erityistoiveet – liittyen esimerkiksi erityisruokavalioon tai turvajärjestelyihin – tulee ilmoittaa myyntipalveluun mahdollisimman ajoissa. Liian myöhäisessä vaiheessa esitettyjä toiveita emme pysty välttämättä toteuttamaan.
Muutokset tiloissa
Tilaajalla ei ole oikeutta tehdä muutoksia varaamiinsa tiloihin, pystyttää tai kiinnittää tilapäisiä rakenteita, opasteita tai muuta.
Tarjoilut ja juomat
Astrum-Keskuksella on yksinoikeus aterioiden tarjoiluun tilaisuuksissa. Astrum-Keskuksen kokoustilat ovat anniskelualuetta ja omien juomien nauttiminen on Suomen alkoholilain nojalla kielletty. Astrum-Keskuksesta löytyy myös tiloja, joihin on mahdollista tuoda omat juotavat ja tästä on sovittava etukäteen.
Ylivoimainen este, Force Majeur
Kummallakin osapuolella on oikeus purkaa tämä vahvistus kirjallisesti ilman minkäänlaista korvausvellisuutta sodan, viranomaispäätösten, terroritekojen, luonnonmullistusten, lakkojen, sisäpoliittisten levottomuuksien tai muiden sellaisten syiden vuoksi Suomessa, joihin osapuoli ei voi vaikuttaa ja joiden seurauksena sopimusvelvoitteiden täyttäminen muodostuu osapuolelle epäsuotavaksi, lain vastaiseksi tai mahdottomaksi.
