Nämä sopimusehdot koskevat koskevat Astrum-Keskuksen ja Hotel Saloran kokous-, ravintola- ryhmä- ja majoitusvarauksia. Varmistaaksemme sujuvat ryhmä-, kokous- ja tapahtumajärjestelyt, noudatamme alla olevia ehtoja, mikäli erikseen ei ole muuta sovittu.

Varauksen vahvistus ja sitovuus

Toimitusehdot astuvat voimaan kun tilaaja on saanut varauksesta vahvistuksen kirjallisesti. Varausvahvistus pitää sisällään varauksen yksityiskohdat, varausehdot ja hinnat. Muutokset varaukseen on tehtävä kirjallisesti tai puhelimitse myyntipalveluun.

 Astrum-Keskuksessa on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila ellei muuta sovita. Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle osallistujamäärälle. Osallistujamäärän muuttuessa, Astrum-Keskuksella on oikeus osoittaa toinen tila varaajalle, sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista.

Vahvistettujen varausten muutokset


Pyydämme ilmoittamaan tilaisuuden lopullisen osallistuja– ja majoitushuonemäärän (laskutuksen peruste) viimeistään:

6-40 hlön tilaisuudet 14 vrk ennen tilaisuuden alkua
41-100 hlön tilaisuudet 21 vrk ennen tilaisuuden alkua
yli 100 hlön tilaisuudet 30 vrk ennen tilaisuuden alkua
Majoituskiintiöstä käyttämättömät huoneet laskutetaan asiakkaalta peruutusehtojen mukaisesti.

Tilaisuuden ohjelma ja nimilista

Pyydämme lähettämään tilaisuuden tarkan ajankohdan ja ohjelman sekä nimilistan huonejakoineen viimeistään (2) viikkoa ennen ryhmän saapumispäivää seuraavin tiedoin:

  • ryhmän nimi sekä tulo- ja lähtöpäivä
  • ryhmänjohtaja
  • arvioitu saapumisaika hotelliin
  • mahdolliset ruokailuajat ja erikoisruokavaliot

Sopimuksen siirto

Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman Astrum-Keskuksen tai Hotel Saloran suostumusta.

Yleiset peruutusehdot

Tilaajalla on oikeus seuraavien peruutusehtojen puitteissa perua vahvistettu tilaisuus ellei muuta ole sovittu:

A. KOKOUKSET / TILAISUUDET:

Veloitus tilaisuuden arvosta 6-20 osallistujaa 21-40 osallistujaa 41-100 osallistujaa 101-150 osallistujaa Yli 150 osallistujaa                        
Ei veloitusta 14 vrk 21 vrk 30 vrk 40 vrk 50 vrk
50 % 7 vrk 10 vrk 20 vrk 30 vrk 30 vrk
75 % 3 vrk 5 vrk 7 vrk 14 vrk 21 vrk
100% 1vrk 1 vrk 5 vrk 10 vrk 14 vrk

B. MAJOITUSKIINTIÖT:

Veloitus kiintiön arvosta 5-10 huonetta 11-16 huonetta 17-24 huonetta  
Ei veloitusta 14 vrk 30 vrk 40 vrk  
50 % 7 vrk 14 vrk 21 vrk  
100 % 3 vrk    7 vrk 15 vrk

Astrum-Keskus ja Hotel Salora pidättävät oikeuden hinnan muutoksiin, mikäli vahvistettu henkilömäärä laskee alle 14 vuorokautta ennen tilaisuutta (6-99 hlön tilaisuudet) yli 10 % tai alle 30 vuorokautta ennen tilaisuutta (yli 100 hlön tilaisuudet) yli 5%.

Peruutusehdoista

Peruutustilanteissa peruutuskulut lasketaan yllä olevan tiedon mukaisesti. Varauksen osallistujamäärän tai huonevuorokausien noustessa alkuperäisestä varauksesta, on Astrum-Keskuksella ja Hotel Saloralla oikeus ottaa käyttöön suuremman varauksen peruutusehdot. Astrum-Keskus ja Hotel Salora perivät täyden maksun niissä tapauksissa, joissa asiakas saapuu myöhemmin tai lähtee ennen sovittua aikaa tai jättää kokonaan saapumatta. Hotellilla on oikeus täyteen korvaukseen kaikista etukäteen tilatuista palveluista ja tuotteista. Tämä koskee myös alihankintana tilattuja palveluita. Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli toteutunut määrä on suurempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä.

Maksuehdot

Tilaaja vastaa kaikista kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita. Laskutus on mahdollista sopimuksen mukaan. Kaikkiin laskuihin lisätään kulloinkin voimassa oleva laskutuslisä, jollei toisin ole sovittu. Jos maksuehtoja ei ole muuten määritelty, asiakas maksaa käteisellä, pankkikortilla tai luottokortilla. Astrum-keskus ja Hotel Salora voivat tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun varauksesta tai pyytää takuuksi luottokortin numeron ja voimassaoloajan varauksen takuuksi. Mikäli jokainen maksaa majoituksensa itse, on maksu suoritettava etukäteen tai Astrum-Keskuksella ja Hotel Saloralla on oikeus pyytää luottokorttiedot katevarausta varten. Maksuajan ylittyessä Astrum-Keskuksella ja Hotel Saloralla on oikeus periä kulloinkin voimassa olevan korkokannan mukaista viivästyskorkoa määräpäivästä lukien. Jos sovittua maksua ei hoideta eräpäivään mennessä, hotellilla on oikeus perua varaus.

Tilauksen muutos

Astrum-Keskuksella ja Hotel Saloralla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta lakon, työsulun, tulipalon, räjähdyksen, sodan tai sodankaltaisten olosuhteiden, tarvikkeisiin liittyvien merkittävien rajoitusten ja muiden sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin Astrum-Keskus tai Hotel Salora ei voi vaikuttaa. Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata. Astrum-Keskus ja Hotel Salora voivat myös milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa hotellin maineen tai turvallisuuden.

Tilaajan vastuu

Astrum-Keskus tai Hotel Salora eivät vastaa esineistä, joita säilytetään Astrum-Keskuksen tiloissa, hotellin tiloissa, hotellihuoneissa tai jotka unohtuvat sinne. Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai osallistujat aiheuttavat kiinteistölle tai irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa itse tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan yrityksen henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Tilaaja vastaa varauksesta kokonaisuudessaan. Tiloista on poistuttava varausvahvistuksessa sovitun ajan puitteissa ellei muuta ole sovittu. Muussa tapauksessa Astrum-Keskuksella on oikeus veloittaa lisämaksu. Tilaaja vastaa varauksesta kokonaisuudessaan.

Hinnat

Tapahtumien, kokousten sekä kongressien hinnoittelut sovitaan tapauskohtaisesti. Astrum-Keskus ja Hotel Salora pidättää oikeuden hinnan muutoksiin, mikäli ne perustuvat lainsäädännön tai viranomaisten määräämien julkisten maksujen muutoksiin tulevina sopimuskauden aikana. Tästä ilmoitetaan tilaajalle erikseen kirjallisesti. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin myös mikäli varaus muuttuu (päivämäärät, varauksen kesto, henkilö-, tilojen tai huoneiden määrä).

Erikoisjärjestelyt

Mikäli tilaisuuteen tarvitaan erityislupia, ohjelmaa, orkesteria, erikoiskoristelua tai poikkeuksellisia teknisiä laitteita sitoutuu tilaaja vastaamaan näistä aiheutuvista kustannuksista.

Erityistoiveet

Erityistoiveet – liittyen esimerkiksi erityisruokavalioon tai turvajärjestelyihin – tulee ilmoittaa myyntipalveluun mahdollisimman ajoissa. Liian myöhäisessä vaiheessa esitettyjä toiveita emme pysty välttämättä toteuttamaan.

Muutokset tiloissa

Tilaajalla ei ole oikeutta tehdä muutoksia varaamiinsa tiloihin, pystyttää tai kiinnittää tilapäisiä rakenteita, opasteita tai muuta.

Tarjoilut ja juomat

Astrum-Keskuksella on yksinoikeus aterioiden tarjoiluun tilaisuuksissa. Astrum-Keskuksen kokoustilat ovat anniskelualuetta ja omien juomien nauttiminen on Suomen alkoholilain nojalla kielletty. Astrum-Keskuksesta löytyy myös tiloja, joihin on mahdollista tuoda omat juotavat ja tästä on sovittava etukäteen.

Ylivoimainen este, Force Majeur

Kummallakin osapuolella on oikeus purkaa tämä vahvistus kirjallisesti ilman minkäänlaista korvausvellisuutta sodan, viranomaispäätösten, terroritekojen, luonnonmullistusten, lakkojen, sisäpoliittisten levottomuuksien tai muiden sellaisten syiden vuoksi Suomessa, joihin osapuoli ei voi vaikuttaa ja joiden seurauksena sopimusvelvoitteiden täyttäminen muodostuu osapuolelle epäsuotavaksi, lain vastaiseksi tai mahdottomaksi.